1、 办理人出具调档函、身份证。调档函必须由有档案保管资质的单位开出，例如：主管部门（教育局、人社局等）、人才服务中心等；调档函上对方单位的地址、联系电话必须详细写明。 如委托其他人办理调档手续的，还须提供委托书。
2、 工作人员查找相应学籍档案，与办理人确认姓名、学校、学院信息是否一致，在调档函右上角标注档案号。
3、 工作人员根据档案号要求提档案的人逐项填写，并根据纸质清册填写电子清册。
4、 寄EMS的提档人填写《EMS转递登记册》的各项内容，办理人自行记下快递单号，以便查询邮寄情况。寄机要的逐项填写《机要交寄册》的各项内容。
5、 提档人在《档案科服务工作记录册》上逐项填写。
